Política do viagens corporativas

A política do viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa qual preza pelo controle do custos e também pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter os processos de viagens natural definidos otimiza rotinas, garante de que os gestores possam controlar os gastos e que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Assim sendo, é preciso qual a política por viagens faça Parcela do POR DIA a POR DIA de quem realiza as viagens e qual o engajamento garanta este cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da política do viagens corporativas. Continue com a leitura e entenda este conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar ESTES processos da política do viagens na tua empresa!
O qual é e qual a importância de uma política do viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a este processo do viagens corporativas por uma empresa. Tem tais como objetivo aumentar este compliance e controle de custos utilizando viagens, além do prevenir erros em registros por despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos ESTES procedimentos para a realização por viagens representando a empresa. Desde o processo por solicitação do serviçESTES de viagem, às normas por valores de despesas e prestações do contas.
Este Genero do documento é crucial de modo a qual colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, de que por tua vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por que ter uma política do viagens corporativas natural definida?
Você possui ideia de quanto sua própria empresa gasta em viagens corporativas? Esse Genero de controle não é mal importante como essencial de modo a a saúpor financeira de um Empreendimento.
Mesmo que viagem de modo a fechar 1 contrato, para prestar um serviçeste, de modo a participar por um treinamento ou algum compromisso corporativo, deter uma previsãeste por gastos e a certeza de de que ESTES reembolsos Seroada fabricados dentro dos padrões Pode vir a, até mesmo, reduzir custos sem deixar o conforto do lado ou diminuir este número por viagens.
A política por viagens corporativas entra como uma MANEIRA do padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo este fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado usando amplamente mais assertividade.
Vale lembrar que a política deve realizar sentido usando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle por gastos e Duty of Care.
Com o tempo, a política do viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando este assunto é viagem corporativa.
Este qual uma política por viagens corporativas precisa deter?
Uma política por viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas através sua empresa. Para que esta comunicação seja efetiva, é preciso que ao escrevê-la você leve em consideraçãeste de modo a quem você está falando.
Assim sendo, para evitar a má interpretaçãeste das regras e o baixo engajamento, a sua política de viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é qual este nosso documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste mesmo que alheio ao POR DIA a dia do viajante. Portanto tenha estes pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias por despesas eles podem vir a gastar;
• Mesmo que realista: A reduçãeste do custos é fundamental para seu programa de viagens, mas por nada adianta definir tetos por gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia para responder às próprias perguntas, entãeste mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Tais como qualquer processo na sua própria empresa, certifique-se de que é responsabilidade de algué especialmentem validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a política e tais como Pode vir a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta de que a sua política de viagens possa ser aplicada em softwares de gestãeste do viagens, os OBTs. Estas soluções são grandes aliadas de modo a sua própria gestão, é importante que a política possa ser adaptada para outros meios para além do documento por papel (ou PDF.).
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política de viagens corporativas
Uma excelente política do viagens corporativas é pensada de modo a de que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente que você já sabe a importância por deter uma política do viagens corporativas bem definida, chegou a hora por conferir este passo a passo para aplicar na sua empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Sentido dos processos de solicitaçãeste, aprovação e prestaçãeste do contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma das etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento do dados
Previamente do arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política do viagens, vamos dar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma necessidade transversal em muitas companhias. Ou seja, muitos setores têm interesse no resultado DE políticas e processos do viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua própria empresa para discutir a política de viagens. Diferentes perspectivas enriquecem o documento e farãeste utilizando qual ele atenda de maneira integral às necessidades do todos os envolvidos.
Aprecie certos perfis que podem ser convidados para a discussãeste:
• CEO: Responsável através visãeste estratfoigica do negócio, é importante de que a sua visão mesmo que incluída no processo, de modo a qual a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos do viagem comumente são o segundo elevado custo por diversas companhias, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: Sem este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é exatamente? O bem-manter-se, segurança e satisfaçãeste dos colaboradores é essencial para qual este objetivo das viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas do negócio interessadas: Quais os setores qual Ainda mais viajam na sua própria empresa? Traga os gestores destas áreas para a discussãeste, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestão DE viagens precisará garantir o cumprimento das políticas e a eficácia de todo este programa do viagens, por isso é importante que participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele que deverá cumprir a política por viagens. Sua própria visão poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. O feedback é extremamente importante.
O levantamento por dados orientará a criação das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas tais como: méPOR DIA do gastos, MODELOS por despesas Muito mais utilizados, tipos por serviços, quais ESTES setores qual Muito mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas
Variados perfis por viajante pedem multiplos políticas de viagem.
É comum qual, exatamente com uma política do viagens definida, alguns grupos por viajantes tenham pontos positivos diferentes do outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relaçãeste às demais áreas.
Estes quadros acabam sendo tratados saiba como exceções à regra. Mas se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde o feição do exceção e usando isso perde-se o controle.
Por isso, nãeste possua medo por criar políticas variados do convénio com o retrato dos grupos de viajantes. Blogar simplificará o controle e aumentará a adesãeste às políticas, Ainda mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
Este perfil do viajante Têm a possibilidade de ser identificado na fase de levantamento por dados e construído usando base muitos critérios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos fortes específicos;
Além do retrato Destes viajantes, é preciso compreender qual este retrato de Empreendimento da sua empresa.
O foco DE AS SUAS viagens é com objetivos comerciais, de que podem ser planejados usando elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção do Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As características do seu negócio Seroada relevantes de modo a definir as normas de viagem do seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
Este orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma informação importantíssima para a construção DE regras por viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área por negócio ou por Género do despesa.
O nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, mas será necessário de que o processo por gestão por serviçESTES e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição das regras de despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos por viagem.
⇒ Conheça os 5 passos para 1 Orçamento por viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Presentemente qual você já sabe quais ESTES MODELOS do viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, tais como a emissãeste de afoireos, são reservados e pagos previamente de que este colaborador embarque. Mas Andam outras despesas, como alimentação e táxi, realizadas em a viagem, que nãeste sãeste pagas com antecedência.
Neste soluções para viagens corporativas caso, qual este recurso qual o viajante usará? Esta Sentido é importante pois impacta pelo fluxo de reembolsos e prestação por contas, e até mesmo pelo orçamento familiar de seus colaboradores.
Aqui estãeste várias pontos de atenção de modo a se considerar ao definir este Género do recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso de despesas: O seu colaborador possui capacidade financeira para arcar utilizando estas despesas e esperar até de que este ciclo por aprovações termine para receptar este valor de volta?
Caso a sua intençãeste mesmo que trabalhar somente utilizando o reembolso de despesas, recomendamos de que você repense. Em global, trabalhar mal com o reembolso do despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores qual ficam com este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realização das despesas dos colaboradores evita o comprometimento do recursos próprios Destes viajantes, mas exige um controle ainda Muito mais necessário Acerca as despesas.
Este recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestação do contas é 1 processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou Clique aqui diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você pode entender Muito mais Derivado do meios por pagamento por adiantamentos neste artigo e sobre os riscos deste processo no artigo Adiantamento para despesas de viagens: tais como conter ESTES riscos?
• Cartãeste por empréstimo corporativo: Esta opçãeste para além de não comprometer o salário do colaborador, não compromete o caixa da sua própria empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliaçãeste por inúmeras faturas por cartãeste por empréstimo pode ser um desafio, assim como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma soluçãeste qual permita conciliar AS SUAS faturas usando a prestaçãeste por contas Destes colaboradores, Nesse caso este processo se torna Ainda mais necessário e simplificado.
Defina regras para cada Espécie do custo do viagem
Nas regras do despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Qual Genero por despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar 1 dos recursos cedidos pela empresa para remunerar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas utilizando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste sãeste reembolsáveis. Porém Há outras possibilidades, tais como as despesas de café da manhã, quando o hotel contratado possuir este serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível do detalhamento desta definição dependerá do histórico dos seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em local na rede Internet viagem foram relevantes?
Classes por despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas serão englobadas em sua política por viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas saiba como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos dias em mé especialmentePOR DIA eles passam nos destinos? ESTES hotfoiis reservados precisam ser pagos no balcãeste?
Já ESTES valores estipulados para cada Género de despesa podem ser definidos utilizando base na mfoidia histórica dos seus viajantes e informações por Comércio. Os benchmarks sãeste recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à sua própria gastam nessas despesas.
Defina um teto de modo a as despesas, contudo não restrinja suas opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao deter autonomia orientada por limites de gastos, o viajante se sente Ainda mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas usando mais facilidade.
Veja quaisquer pontos relevantes A respeito de os principais MODOS por despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: Para definir este valor máximo em refeições, leve em consideração este custo do alimentação em determinadas regiões, tais como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, ter políticas diferentes poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo do refeições em sites como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mfoidia por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor DE corridas, regras A aqui respeito de categoria do veículo e horário das corridas podem vir a ser mais assertivas e disparar Muito mais controle. Estas políticas Ainda mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão do múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, de que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
O importante nesta Classe de despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso de km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo de desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A cerca de despesas utilizando quilometragem, explicamos como construir este valor por km rodado. Clique cá para lê-lo na íntegra.
ServiçESTES de viagem
As políticas de modo a a contrataçãeste de serviçESTES de viagem englobam tanto este processo por solicitação, quanto limites por valores permitidos.
Apesar de cada serviço por viagem ter suas particularidades, regras por antecedência para solicitação eram 1 ponto comum entre todos os ESPÉCIES de serviço, já qual em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu muito. Permitir a compra por tarifas flexíveis, pode evitar perder este bilhete no caso do algum imprevisto.
Ainda Assim sendo podemos definir diversas políticas práticas para garantir este controle por custos em viagens. Constate a seguir exemplos de políticas por aéreos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em afoireos, nunca em algum momento o menor preço é O MAIS PROVEITOSO preço, entãeste cuidado com o Genero de política. Se o menor preçeste por aéreo for às 5h da manhã, você meterá de lado este natural-estar do colaborador? Ou ainda, este custo da hora extra do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe de passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitação (caso faça sentido);
• Horário dos vôESTES selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela do hospedagem, é importante verificar ESTES seguintes tópicos para a construção da política:
• Sentido do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Genero de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE companhias não exige Muito mais este compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção do hotfoiis utilizando ou nenhumas café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar em algum momento por opções com café, pois as diferenças do tarifas costumam ser menores;
• Política por valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientação e não obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua acordo usando fornecedores por serviçESTES, não deixe de especificá-los nas políticas e garantir de que estejam apresentados de modo a a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição dos processos por solicitaçãeste, aprovação e prestação do contas
Tais como sabemos, a política por viagens resulta como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de forma clara e objetiva no documento qual o procedimento de modo a pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá atravessar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste Destes pedidos, a adquire e reserva por serviçESTES, além de aumentar este controle sobre os custos.
Da mesma MANEIRA, descreva as regras para prestação do contas. Assim sendo, seus viajantes saberãeste tais como justificar seus gastos, usando Lindas as informações qual seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle do prestação do contas via planilhas, não são nada eficientes à medida de que seu processo ganha escala. Portanto, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo de solicitações e aprovações em um único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Para além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas pelo instante da seleção dos serviços, minimizando os custos por viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
⇒ Controle do políticas em planilhas do despesas: realmente funciona? Leia o artigo completo e descubra a melhor MANEIRA de validar AS SUAS políticas.
Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo que a pandemia nos ensinou, foi a importância por ter orientações claras A cerca de como proceder caso ocorram imprevistos.
Este bem-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua empresa. Assim sendo, dedique uma sessãeste em sua política para descrever os procedimentos e contatos de emergência para garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia identicamente conjuntamente: Duty of Care: o natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política por viagens corporativas
Agora de que você construiu tua política, o engajamento dos colaboradores dependerá Clique aqui por uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Aqui estão várias ideias de comunicação de modo a conscientizaçãeste A cerca de a política do viagens da empresa:
• Campanha por e-mails para todos os colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato por infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas um dia previamente DE viagens;
• Validação automática do políticas pelo software por gestão de viagens;
• Aceite das políticas pelo software por gestão de viagens.